仕事におけるアウトプットは次の人にとってのインプットだと思うことについて
自分一人で仕事が完結する人もおられると思いますが、多くの人は自分の前後で仕事をする人がいると思います。
自分が起点の仕事ってなかなか少なくて、多くの人は別の仕事をする人から情報やモノを受け取って仕事が始まると思います。
（自分の会社の中では自分が仕事の起点という人も、お客さんからオーダーをもらっていれば、お客さんからもらった情報から仕事が始まると言えると思います）
そして自分の作ったアウトプットが次の仕事の人のインプットになって仕事は続いていきます。
それはお客さんに渡った後も続くことが多く、自分の会社のアウトプットがお客さんのインプットとなることで価値の連鎖は続いていきます。
ですので、自分の仕事のゴールはゴールではなくて、次の仕事をする人にとってのスタートだということを意識するようにしています。
自分の仕事が終わったらよしと雑な仕事をしてしまうと、自分のところでは問題が発生しないかもしれませんが、次の仕事での問題の原因になってしまうかもしれません。
なので、自分の業務だけでなく次の仕事の内容を学んで適切なアウトプットをするように心がけています。
自分の仕事は自分だけの仕事でなく、前後にいる人との流れの中で考えるべきだと思いますし、そのように行動出来るよう意識するようにしています。
星取表を作成する手順とメリットについて書いてみました
前回のブログで業務手順を把握することについて書きました。
▼業務手順を把握する手順とメリットについて書いてみました
http://inspirex.hatenadiary.jp/entry/2018/04/14/174325
業務手順の書き出しは何度も行なっていますが、業務手順を書き出した後に業務一覧を作成し、チームのメンバーで誰がどの業務をできるかを整理したことがあります。
（いわゆる「星取表」です）
軽い気持ちでやってみたのですが、思いの他に得るものが多かったです。
【星取表を作成して得られたこと】
■できる業務に偏りがあることがわかった
作成する前から予想はしていたのですが、表によって目に見えるようにするとインパクトがありました。
また業務単位で見ても、みんなができる業務から一人しかできない業務までばらつきがあるのが一目で把握できました。
■誰にどの業務を新たに身につけてもらうかの計画を立て実行することができた
人に対しては誰がどのくらいの業務ができるかが見えるようになりましたので、例えば次の一週間でここまでといったふうに、新たに業務を身につけてもらう計画をたて実行することができました。
また業務に対しては、例えば時間によって負荷が集中して発生するような業務で一人しかその業務ができないようなものがあれば、複数人でできるように他のメンバーもその業務をできるようにする計画をたて実行することができました。
■結果、特定の業務に負荷がかかった時には他のメンバーが分担でき業務の平準化が進んだ
上記のように、人に対する業務の偏りや、業務に対する人の偏りがが一目でわかるようになりましたので、効果的な部分から計画的に偏りをなくすことにより、メンバー間の業務分担ができるようになりました。
【星取表を作成する手順】
■書き出した業務手順をもとに業務の区切りごとに名称をつけリストを作成する
■チームのメンバーの名前を書く
■メンバーごとにできる業務の欄に丸をつける
【まとめ】
軽い気持ちで書き出した表を見たときの驚きは今でも覚えています。
予想はしていたことではあったのですが、目で見て確認できるようにすることのインパクトを強烈に感じました。
また、実際に表を作ってみるとやるべきことや必要な時間等を考えることができるようになりました。
表を作る前は課題だと感じてはいたのですが実際の行動に移ることができなかった、正確に言えばとるべき行動が思い浮かばなかった、のですが、目に見えるようにしてしまうとあっという間にとるべき行動が次々と思い浮かぶようになりました。
星取表はグループでやらなくても個人でも作ることができますのと、自分の仕事や趣味に関して作ってみて下さい。
きっと漠然と課題だと思っていたことに具体的なやるべきことが思い浮かび、行動に移せるようになると思います。
業務手順を把握する手順とメリットについて書いてみました
前回のブログでこのようなことを書きました。
『ルーティンワークの場合は業務手順を決めてしまい、毎回同じ手順で仕事をするのが効果的です。』
▼ヒューマンエラーを防ぐために行った２つことについて
http://inspirex.hatenadiary.jp/entry/2018/04/14/105133
今回は自分が業務をどのような手順で行なっているかを把握する際にしていることを書こうと思います。
【業務手順を把握することによって得られること】
■業務が一連の流れであることを実感することができる
■自分の業務で発生している問題の原因が自分以外の業務で発生していることがわかることもある
（ただし、この場合で自分以外の部分での問題を発見したとしても、それを改善するように他の人や他部署に依頼することは控えておくほうがいい場合が多いように思います。
問題があることを把握した上で自分の業務を工夫して、問題を自分のプロセスの中で解決できるように業務を考える方がいい場合が多かったです）
■自分の業務は問題ないと思える場合でも、その業務が他の部分の問題の原因になっていることがわかる場合があり、改善のポイントがわかるようになる
■業務の流れを理解することによってミスを起こしやすいポイントがわかり対策をたてることができるようになる
■業務の流れを理解することによってミスを起こした場合でも影響を最小限にとどめることができるようになる
【業務手順を把握する手順】
■書き出す
自分が行なっていることを書き出します。
その際に使う紙はノートでもポストイットでもA4用紙でもなんでもいいです。
自分はA4用紙（無地）を使うのが好きです。
最初に書き出す際には難しいことは考えずに、思いついた順に書き出します。
時系列順でなくてもいいですし、粒度も気にせずにひたすら思いついたことを書き出します。
書き出していると必ずわからない部分がでてきますので、「この部分がわからない」とメモをした上で空欄を作っておきます。
■粒度をそろえる
わからない部分を含めて頭の中にあるものを書き出せたと思ったら、粒度が違うと感じるものを一旦外すようにします。
（「粒度」というのは、例えば、会社の仕事の流れの中に自分の所属する部の業務があり、部の仕事の流れの中に自分の所属する課の業務があり、課の仕事の流れの中に自分の業務があります。
上の例えの場合では、会社の仕事の流れ、部の仕事の流れ、課の仕事の流れ、自分の仕事の流れが粒度の区分になります）
今自分が考えいる業務の流れがこの中のどの流れにあるのかを把握しておかないと業務分析は混乱してしまいますので、粒度が違うと感じるものは一旦外すようにします。
（余談となりますが、一旦外した粒度が違うものを起点にして、粒度が異なる業務の流れを整理するのも面白いです）
■時系列に並べる
粒度が異なるものを外した後は、時系列に並べます。
時系列に並べてわからない部分があった場合でも、その部分は一つのプロセスとして扱うようにします。
空欄を作り前後のプロセスの間に挟んで記載しておきます。
わからない部分が出てくるというのは悪いことではなく、わからない部分がわかっただけでも大きな収穫となります。
自分もそうでしたが、仕事を始めた頃はそもそも自分がわからないことがわからないという状況だと思います。
わからないことがわからない状況だと何をすればいいのかがわかりません。
わからないことがわかってくると、それをどうすればいいのかを考えることができるようなります。
本やネットで調べるのがいい場合もありますし、上司や先輩にたずねるのがいい場合もありますし、多部署の人にたずねるのがいい場合もあります。
どの方法がいいのかはその時によって変わってきますが、とにかく調べるべきことがわかるという点で、わからないことがわかるということは大きな前進だと思います。
【まとめ】
業務分析に関しては様々な方法があり書籍もたくさんでておりますが、とにかく自分が書き出すということをしない限り何も始まりません。
紙に書き出すことによって自分がわかっていることやわかっていないことがわかるようになってきます。
今回書きました3つの手順の内の最初の手順である「書き出すこと」をやってみるだけでも自分のやっていることへの理解度が大きく変わると思います。
A4用紙でかまいませんので、是非自分のやっていることを書き出してみて下さい。
ヒューマンエラーを防ぐために行った２つことについて
ルーティンワークにおけるヒューマンエラーというものが嫌いです。
ヒューマンエラーの結果発生する後戻り仕事やリカバリーの為の業務は基本的には価値を生みませんので、可能な限りそういった状態になることは避けたいと思っています。
ヒューマンエラーに関しては何冊か書籍を読んで実際に試してみましたが、以下の方法が効果的でした。
■フォーマットを定型化する
■手順を一定にする
【フォーマットを定型化する】
複数人で仕事をする場合などで各人が自分のやり方で記載方法を変えてしまうと、異常があった場合でも記載方法がバラバラだと異常に気がつくことが難しくなります。
（例えば保管しているモノにそれが何かを表示するために貼る紙など）
表示を統一して正しい表記方法を決めてしまうと間違ったものが混ざった場合はそれが異質なものですので目立ち、間違いの発見・対応がやりやすくなります。
ただし、そのためには業務で必要になる項目を選んで必要な項目を満たし、かつ最小の項目を表示することが必要になります。
（項目が多すぎるとぱっと見の判断が難しくなり、少なすぎると業務が成立しなくなります）
【手順を一定にする】
ルーティンワークの場合は業務手順を決めてしまい、毎回同じ手順で仕事をするのが効果的です。
手順を一定にせずに仕事をしてしまうと、毎回違うことをするようになるので、間違ったことをしてしまった場合でも気付くことが難しくなります。
手順を一定にした場合は毎回同じことをしているので、いつもと違うことをした場合はその場で異常に気がつくことができます。
（ただし異常がエラーでなく対応が必要なイレギュラーであればそのことも手順に組み込んでしまい、次回以降は組み込まれものを通常の手順にするようにします）
【それでも間違いは発生します】
フォーマットを定型化し、手順を一定にするとヒューマンエラーは時間とともに少なくなりますが、ゼロにすることは難しいです。
しかしフォーマットを定型化し、手順を一定にしていると、エラーの発生源を特定することが容易になります。
また、手順を一定にしているということは業務のプロセスを把握しているということなので、エラーによる影響の拡大を最小限に食い止めることができるようになります。
そして、発生したエラーは対処法をフォーマットや手順の中に組み込むことにより、よりヒューマンエラーに強い業務が可能になります。
【まとめ】
フォーマットの定型化と手順を一定にすることによって得られること
■エラーの早期発見が可能になる
■エラーによる影響の拡大を防ぐことができる
■エラーの再発を防ぐことができる
ヒューマンエラーが気になる方は自分の業務ですぐにでもできることからフォーマットの定型化と手順を一定にすることを試してみて下さい。
最初は面倒かもしれませんが、定着するとかなりのヒューマンエラーを防ぐことができるようになると思います。
久しぶりに人前でドラムを演奏して思ったこと
趣味でドラムを叩いています。
最近はほとんど人前で演奏することはありませんが、先日久しぶりに人前で演奏する機会がありました。
その際に感じたこと、考えたことを書いてみます。
演奏している状態で演奏している曲を「速い」とか「遅い」と思っていると上手くいかないと思います。
自分の状態を曲のテンポと一致させて、自分が自然な状態で演奏する状況が曲のテンポになるようにするといいように思います。
その日の演奏はよく知っている曲だったのですが、指定されたテンポが想定していたテンポよりもはるかに遅くてビックリしました。
その状態でリハーサルに入ったのですが、うまくいきませんでした。
自分が指定されているテンポよりも速い状態になってしまっているので、遅いテンポに合わせようとして上手くいきませんでした。
合わせようとしているので、どこか演奏に不自然さがでてしまうのです。
また、気をつけていないとすぐにテンポが速くなってしまいます。
リハーサルでは2回通しで演奏する時間があったので、深呼吸をして自分の状態を指定されたテンポに近づけるようにして2回目の演奏をはじめました。
そうすると演奏中にテンポに合わせようとすることが少なくなり、不自然さは少なくなったように思います。
また、テンポに合わせようとしていないので気がつくとテンポが速くなっているようなことも少なかったように思います。
そういったことがあった後でいろいろ考えてみると、演奏している状態で演奏している曲を「速い」とか「遅い」とか思っているのは、そのテンポに自分の状態が合っていないからなのではないかと思いました。
曲のテンポと違う状態で演奏をはじめて、演奏をしながら曲のテンポにあわせるのではなく、まず曲のテンポに自分の状態を持っていってその状態の自分が自然に演奏するテンポが曲のテンポ、というのがいいのではないかと思うようになりました。
このこと以外にも何点が感じたことがあるのですが、改めて上達するには人前で演奏するのが一番の練習になるな、と思いました。
こういった気付きは一人で練習している時には全く起こらないのに、短時間でも人前で演奏することでたくさんの気付きを得ることができました。
ドラムは個人的に楽しめればいいかなという感じに思っているのですが、たまには人前で演奏するのもいいのかもしれないな、と思いました。
なお本番は、久しぶりの人前での演奏ということもあり緊張していろいろ課題の残る演奏となりましたが、人前での演奏は緊張しつつもいい刺激になりました。
かっちょいいギター
『ぐわぐわ団』というブログで「かっちょいいギター」というタイトルの4コマ漫画がかかれていました。
作者の「まけもけ」さんはメガデスのデイブ・ムスティンが使っているギターをかっちょいいギターと思っているとかかれています。
ギターはほとんど弾けないのですが、かっちょいいギターを眺めたりギターの写真を見ると楽しくなります。
かっちょいいギターということで、一時期めちゃくちゃ憧れていたギターにミュージックマンのEVH(エディー・ヴァンヘイレン シグネチャー)があります。
このギターが大好きだった時は、楽器屋さんに行くたびに眺めていた記憶があります。
エディーも大好きだったんですが、スティーヴ・スティーヴンスが使っていた印象が大きかったです。
EVHの他にかっちょいいギターということでは、エクストリームのヌーノ・ベッテンコートが好きだったので、Washburn の N4というギターにも憧れていました。
同時期にワーウィックの茶色のベースにも憧れてたのですが、木目系(？)の見た目は好きなラインのひとつのようです。
自分が好きなものやことについて他の人が書かれているのを読むことは楽しいものです。
まけもけさんの「かっちょいいギター」を読んで、今日は一日楽しい気持ちですごせてよかったです。
▼『ぐわぐわ団』かっちょいいギター
けん玉でよく練習している技について書いてみました
昨年(2017年)の7月くらいにけん玉をはじめ、やったりやらなかったりがあるのですが今でも続いています。
今回は最近練習している技を書いてみます。
【ヨーロッパ一周】
「○○一周」という技が好きで、「日本一周」から始まり、「世界一周」、「ヨーロッパ一周」と難易度を上げながら練習しています。
「ヨーロッパ一周」は一日に一回は上手くできる程度にはなったのですが、もう少し成功率を上げたいです。
「宇宙一周」「USA一周」という技はいずれも数回しか上手くできていないので、「ヨーロッパ一周」が安定してできるようになったらじっくりと練習したいと思っています。
【地球まわし】
決まると気持ちがいい技です。
5回連続が最高記録です。
「ふりけん」→「地球まわし」の流れを安定してできるようにしたいです。
前述した「USA一周」や「ワールウィンド」という技でも必要になってくるので、安定してできるようになりたいです。
【飛行機】【はねけん】
「飛行機」のみ、「飛行機」ができた状態からスタートした「はねけん」はできていたのですが、最近では「飛行機」→「はねけん」と続けてできることが増えたのが嬉しいです。
「飛行機」→「はねけん」の流れが安定してできるようにしたいです。
「飛行機」の難易度をあげた技に「一回転飛行機」という技があり、過去に何回か上手くできたのですが最近は練習していないのでこちらの練習も再開したいです。
また「はねけん」の回転数を増やしたり逆回転にしたりするのにも挑戦したいです。
【フリップ大皿】
フリップ系は大好きで憧れているのですが、難しいです。
フリップ系で初めに知ったのが「ワールウィンド」という技なのですが、あまりの難しさに断念しました。
しばらくして「フリップ大皿」という技を知り練習を始めたのですが、なかなか上手くいきませんでした。
何がいけないのだろうかとムービーを撮ってみると、けんをまわすのが想像をはるかに超えて遅いということがわかりました。
そこでけんを回す練習をしてはやく回せるようになるとなんとか「フリップ大皿」はできるようになりました。
フリップ系は大好きなので「フリップ大皿」になれたら「ワールウィンド」にも再度挑戦したいです。
【灯台】
難しいイメージがあったのでなかなか手をつけることができなかったのですが、挑戦すると意外とできました。
自分の中では「灯台」がひとつのマイルストーンだったので、できた時は嬉しかったです。
もうひと頑張りして「灯台」→「さかおとし」と続けてできるようになりたいです。
メインで練習しているのは上記の5つになりますが、「すくいけん」や「ダウンスパイク」などにも挑戦しています。
「すくいけん」は何度か上手くできましたが、「ダウンスパイク」はできないので試行錯誤しています。
練習はやったりやらなかったりなので上達のスピードもゆっくりなのですが、上手くできなかった技できるようになったり、できないけども上達のあとが見えたりすると嬉しいものです。
上手くなりたい気持ちが強くなって楽しくなくなると本末転倒ですので、こんな感じのペースで楽しんでいきたいなと思っています。
