ヒューマンエラーを防ぐために行った２つことについて

ルーティンワークにおけるヒューマンエラーというものが嫌いです。

ヒューマンエラーの結果発生する後戻り仕事やリカバリーの為の業務は基本的には価値を生みませんので、可能な限りそういった状態になることは避けたいと思っています。

ヒューマンエラーに関しては何冊か書籍を読んで実際に試してみましたが、以下の方法が効果的でした。

■フォーマットを定型化する

■手順を一定にする

【フォーマットを定型化する】

複数人で仕事をする場合などで各人が自分のやり方で記載方法を変えてしまうと、異常があった場合でも記載方法がバラバラだと異常に気がつくことが難しくなります。

（例えば保管しているモノにそれが何かを表示するために貼る紙など）

表示を統一して正しい表記方法を決めてしまうと間違ったものが混ざった場合はそれが異質なものですので目立ち、間違いの発見・対応がやりやすくなります。

ただし、そのためには業務で必要になる項目を選んで必要な項目を満たし、かつ最小の項目を表示することが必要になります。

（項目が多すぎるとぱっと見の判断が難しくなり、少なすぎると業務が成立しなくなります）

【手順を一定にする】

ルーティンワークの場合は業務手順を決めてしまい、毎回同じ手順で仕事をするのが効果的です。

手順を一定にせずに仕事をしてしまうと、毎回違うことをするようになるので、間違ったことをしてしまった場合でも気付くことが難しくなります。

手順を一定にした場合は毎回同じことをしているので、いつもと違うことをした場合はその場で異常に気がつくことができます。

（ただし異常がエラーでなく対応が必要なイレギュラーであればそのことも手順に組み込んでしまい、次回以降は組み込まれものを通常の手順にするようにします）

【それでも間違いは発生します】

フォーマットを定型化し、手順を一定にするとヒューマンエラーは時間とともに少なくなりますが、ゼロにすることは難しいです。

しかしフォーマットを定型化し、手順を一定にしていると、エラーの発生源を特定することが容易になります。

また、手順を一定にしているということは業務のプロセスを把握しているということなので、エラーによる影響の拡大を最小限に食い止めることができるようになります。

そして、発生したエラーは対処法をフォーマットや手順の中に組み込むことにより、よりヒューマンエラーに強い業務が可能になります。

【まとめ】

フォーマットの定型化と手順を一定にすることによって得られること

■エラーの早期発見が可能になる

■エラーによる影響の拡大を防ぐことができる

■エラーの再発を防ぐことができる

ヒューマンエラーが気になる方は自分の業務ですぐにでもできることからフォーマットの定型化と手順を一定にすることを試してみて下さい。

最初は面倒かもしれませんが、定着するとかなりのヒューマンエラーを防ぐことができるようになると思います。