星取表を作成する手順とメリットについて書いてみました

前回のブログで業務手順を把握することについて書きました。

▼業務手順を把握する手順とメリットについて書いてみました

業務手順の書き出しは何度も行なっていますが、業務手順を書き出した後に業務一覧を作成し、チームのメンバーで誰がどの業務をできるかを整理したことがあります。

（いわゆる「星取表」です）

軽い気持ちでやってみたのですが、思いの他に得るものが多かったです。

【星取表を作成して得られたこと】

■できる業務に偏りがあることがわかった

作成する前から予想はしていたのですが、表によって目に見えるようにするとインパクトがありました。

また業務単位で見ても、みんなができる業務から一人しかできない業務までばらつきがあるのが一目で把握できました。

■誰にどの業務を新たに身につけてもらうかの計画を立て実行することができた

人に対しては誰がどのくらいの業務ができるかが見えるようになりましたので、例えば次の一週間でここまでといったふうに、新たに業務を身につけてもらう計画をたて実行することができました。

また業務に対しては、例えば時間によって負荷が集中して発生するような業務で一人しかその業務ができないようなものがあれば、複数人でできるように他のメンバーもその業務をできるようにする計画をたて実行することができました。

■結果、特定の業務に負荷がかかった時には他のメンバーが分担でき業務の平準化が進んだ

上記のように、人に対する業務の偏りや、業務に対する人の偏りがが一目でわかるようになりましたので、効果的な部分から計画的に偏りをなくすことにより、メンバー間の業務分担ができるようになりました。

【星取表を作成する手順】

■書き出した業務手順をもとに業務の区切りごとに名称をつけリストを作成する

■チームのメンバーの名前を書く

■メンバーごとにできる業務の欄に丸をつける

【まとめ】

軽い気持ちで書き出した表を見たときの驚きは今でも覚えています。

予想はしていたことではあったのですが、目で見て確認できるようにすることのインパクトを強烈に感じました。

また、実際に表を作ってみるとやるべきことや必要な時間等を考えることができるようになりました。

表を作る前は課題だと感じてはいたのですが実際の行動に移ることができなかった、正確に言えばとるべき行動が思い浮かばなかった、のですが、目に見えるようにしてしまうとあっという間にとるべき行動が次々と思い浮かぶようになりました。

星取表はグループでやらなくても個人でも作ることができますのと、自分の仕事や趣味に関して作ってみて下さい。

きっと漠然と課題だと思っていたことに具体的なやるべきことが思い浮かび、行動に移せるようになると思います。

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