業務手順を把握する手順とメリットについて書いてみました

前回のブログでこのようなことを書きました。

『ルーティンワークの場合は業務手順を決めてしまい、毎回同じ手順で仕事をするのが効果的です。』

▼ヒューマンエラーを防ぐために行った２つことについて

今回は自分が業務をどのような手順で行なっているかを把握する際にしていることを書こうと思います。

【業務手順を把握することによって得られること】

■業務が一連の流れであることを実感することができる

■自分の業務で発生している問題の原因が自分以外の業務で発生していることがわかることもある

（ただし、この場合で自分以外の部分での問題を発見したとしても、それを改善するように他の人や他部署に依頼することは控えておくほうがいい場合が多いように思います。

問題があることを把握した上で自分の業務を工夫して、問題を自分のプロセスの中で解決できるように業務を考える方がいい場合が多かったです）

■自分の業務は問題ないと思える場合でも、その業務が他の部分の問題の原因になっていることがわかる場合があり、改善のポイントがわかるようになる

■業務の流れを理解することによってミスを起こしやすいポイントがわかり対策をたてることができるようになる

■業務の流れを理解することによってミスを起こした場合でも影響を最小限にとどめることができるようになる

【業務手順を把握する手順】

■書き出す

自分が行なっていることを書き出します。

その際に使う紙はノートでもポストイットでもA4用紙でもなんでもいいです。

自分はA4用紙（無地）を使うのが好きです。

最初に書き出す際には難しいことは考えずに、思いついた順に書き出します。

時系列順でなくてもいいですし、粒度も気にせずにひたすら思いついたことを書き出します。

書き出していると必ずわからない部分がでてきますので、「この部分がわからない」とメモをした上で空欄を作っておきます。

■粒度をそろえる

わからない部分を含めて頭の中にあるものを書き出せたと思ったら、粒度が違うと感じるものを一旦外すようにします。

（「粒度」というのは、例えば、会社の仕事の流れの中に自分の所属する部の業務があり、部の仕事の流れの中に自分の所属する課の業務があり、課の仕事の流れの中に自分の業務があります。

上の例えの場合では、会社の仕事の流れ、部の仕事の流れ、課の仕事の流れ、自分の仕事の流れが粒度の区分になります）

今自分が考えいる業務の流れがこの中のどの流れにあるのかを把握しておかないと業務分析は混乱してしまいますので、粒度が違うと感じるものは一旦外すようにします。

（余談となりますが、一旦外した粒度が違うものを起点にして、粒度が異なる業務の流れを整理するのも面白いです）

■時系列に並べる

粒度が異なるものを外した後は、時系列に並べます。

時系列に並べてわからない部分があった場合でも、その部分は一つのプロセスとして扱うようにします。

空欄を作り前後のプロセスの間に挟んで記載しておきます。

わからない部分が出てくるというのは悪いことではなく、わからない部分がわかっただけでも大きな収穫となります。

自分もそうでしたが、仕事を始めた頃はそもそも自分がわからないことがわからないという状況だと思います。

わからないことがわからない状況だと何をすればいいのかがわかりません。

わからないことがわかってくると、それをどうすればいいのかを考えることができるようなります。

本やネットで調べるのがいい場合もありますし、上司や先輩にたずねるのがいい場合もありますし、多部署の人にたずねるのがいい場合もあります。

どの方法がいいのかはその時によって変わってきますが、とにかく調べるべきことがわかるという点で、わからないことがわかるということは大きな前進だと思います。

【まとめ】

業務分析に関しては様々な方法があり書籍もたくさんでておりますが、とにかく自分が書き出すということをしない限り何も始まりません。

紙に書き出すことによって自分がわかっていることやわかっていないことがわかるようになってきます。

今回書きました3つの手順の内の最初の手順である「書き出すこと」をやってみるだけでも自分のやっていることへの理解度が大きく変わると思います。

A4用紙でかまいませんので、是非自分のやっていることを書き出してみて下さい。

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